استفاده عاقلانه و منطقی از زمان و مدیریت آن برای کسب موفقیت در همه جنبه های زندگی از جمله کار، اهمیت ویژه ای می یابد. در ادامه به راهکارهایی برای مدیریت زمان در محل کار اشاره خواهیم کرد.
شاید شما جزو شاغلانی باشید که احساس می کنید کارهایتان زیاد ولی وقت تان کم است یا احساس می کنید با وجود تلاش و زحمت بسیار، موفق به انجام همه کارهایتان نمی شوید و به طور مرتب از کارهایتان عقب می افتید یا ممکن است عقب افتادن کارها، سبب استرس دایمی شما و در نهایت احساس کاهش کارایی تان در محیط کار شود. زمان، ارزشمندترین منبعی است که هر فردی در اختیار دارد، منبعی مفید و در عین حال در دسترس. با این حال، این که نمی دانیم این منبع قابل دسترس چه زمانی به پایان می رسد، از شگفتی های زمان است. به همین دلیل استفاده عاقلانه و منطقی از زمان و مدیریت آن برای کسب موفقیت در همه جنبه های زندگی از جمله کار، اهمیت ویژه ای می یابد. در ادامه به راهکارهایی برای مدیریت زمان در محل کار اشاره خواهیم کرد.
از مدیریت زمان چه می دانید؟
«وقت طلاست!» این ضرب المثل، رایج ترین اصطلاحی است که در فرهنگ ما درباره مدیریت زمان به کار می رود. مدیریت زمان از توانایی ها و مهارت هایی است که به کنترل بهینه زمان منجر می شود. مدیریت زمان، راهی موثر درراستای صرفه جویی در وقت و مهار کردن آن برای دستیابی به موفقیت بیشتر است. به طور خلاصه مدیریت زمان در قالب یک فرمول ارائه می شود : واکنش مناسب در مقابل ضایع کنندگان وقت + برنامه ریزی زمانی منظم و هماهنگ = مدیریت زمان
چرا مدیریت زمان؟
به طور کلی افرادی که در محیط کار، زمان خود را به درستی مدیریت می کنند و وقت شناس هستند، به طور معمول محبوب تر، موفق تر و معتبرترند و در پیشبرد اهداف مجموعه کمک کننده تر خواهند بود. از سوی دیگر، افرادی که به حضور و انجام کار سر وقت مقرر اهمیت نمی دهند، از درجه اعتبار خود می کاهند.
مهارت های مدیریت زمان در محیط کار
زمان خود را تقسیم بندی کنید
در برنامه سالانه، ماهانه، هفتگی و روزانه خود همه وظایف و فعالیت هایی را که باید انجام شود، بگنجانید؛ بودجه بندی زمان سبب می شود زمان کاری خود را تنها به انجام چندکار محدود نکنید.
برنامه زمانی خود را واقع بینانه بچینید
برنامه کاری خود را متناسب با توان خود و به طور واقع بینانه ای تنظیم کنید. چیدن برنامه سنگین و غیرواقع بینانه، علاوه بر این که انرژی شما را کاهش می دهد، در صورت انجام نشدن ، شما را مایوس و دلزده خواهد کرد. از طرفی تنظیم برنامه ای سبک که کمتر از میزان توانمندی شما باشد، سبب می شود بسیاری از فعالیت هایی که توان انجام آن ها را دارید، بر زمین بماند و نارضایتی مافوق و حتی خودتان را به همراه داشته باشد.
از سارقان زمان دوری کنید!
در هر محیط کاری انجام برخی امور وقت شما را سرقت می کند: وب گردی، استفاده زیاد از گوشی همراه، طولانی شدن تماس های تلفنی کاری و ... علاوه بر این که میزان زیادی از وقت مفید شما را از بین خواهد برد، وجهه نامناسبی از شما در نزد دیگران خواهد ساخت.
برنامه های خود را پلکانی تنظیم کنید
برای مدیریت بهتر زمان، بهتر است در برنامه کاری خود، از فعالیت های سبک و کوچک آغاز و به تدریج برنامه را سنگین تر کنید.
از زیاده گویی اجتناب کنید
یکی از مواردی که در مدیریت زمان بیشتر نادیده گرفته می شود، اجتناب از صحبت های غیرضروری است. اگر چه ارتباط اثربخش با همکاران و مافوق لازم است اما اجازه ندهید صحبت های خارج از موضوع، پرداختن به حواشی، انتقادهای بی اثر و مکرر و گپ های طولانی با همکاران، وقت مفید شما را بیهوده تلف کند.
منظم باشید
داشتن نظم و انضباط کاری تا حد بسیاری به مدیریت زمان کمک خواهد کرد. وقت شناسی، نگهداری منظم فایل های مورد نیاز، تفکیک فایل ها و وسایل مرتبط و غیر مرتبط، دور ریختن کاغذهای غیرضروری و حذف فایل های ناکارآمد و قرار دادن وسایل در سرجای خود، سبب می شود وقت بسیاری که صرف جست وجوی موارد مورد نیاز می کنید، به حداقل برسد. برای ایجاد عادت نظم، از ابزارهایی مانند تقویم رومیزی، کاغذهای یادداشت، اپلیکیشن های موبایلی و نرم افزارهای رایانه ای می توان استفاده کرد.
مالک درونی کار باشید
اگر شما جزو افرادی هستید که فقط زمانی که مدیرتان بر شما نظارت می کند کار می کنید، تمرین کنید برای خود کار کنید. تعهد کاری واقعی از درون فرد آغاز می شود؛ بنابراین اگر خود را مسئول و متعهد به کاری بدانید، قطعا زمان خود را بهتر مدیریت می کنید و خطا و اشتباه کمتری در کار مرتکب می شوید.
